オフィス移転は、業務環境の刷新や効率化を図る絶好の機会です。とくに、インターネット環境の整備は、移転後の業務のスムーズな再開に欠かせません。ネットワーク構築は、計画的に進めることで効率的な移転を実現できるようになります。本記事では、オフィス移転にともなうネット環境の整備の流れと、見直すべきポイントについて解説します。
オフィス移転に伴うネット回線手続きの重要性
オフィスの移転に際しては、プロバイダーや回線業者との契約内容を再確認し、必要な手続きを進めることが大切です。
適切な手続きを怠ると、移転後にネットが使えず業務に支障が出る可能性もあります。ここでは、ネット回線の手続きをどのように進めるかを解説します。
オフィス移転の全体スケジュールを作成
まず、オフィス移転に関する全体のスケジュールを作成することが重要です。
一般的にオフィス移転には6か月前から計画が必要といわれており、ネット回線に関する手続きもこのスケジュールに組み込むべきです。移転当日までにすべての手続きが完了していることを確認し、スムーズに業務が再開できるようにしましょう。
現在のネット回線契約を確認
移転にともなって、現在使用しているネット回線の契約内容を確認しましょう。
まず、現在のプロバイダーや回線業者の契約が移転先でも継続できるかをチェックします。契約の継続が難しい場合、新たなプロバイダーとの契約が必要です。また、契約しているプランが業務に適しているか、回線速度が十分かなども確認し、必要に応じてプランを見直します。
ネット回線の住所変更と工事依頼
移転先でのネット回線利用に必要な手続きを早めに行うことも重要です。
住所変更や、新規で回線工事が必要な場合は、業者への連絡を早期に行い、スケジュールに余裕をもたせましょう。とくに、工事には数か月かかることがあるため、移転当日にネットが使えないという事態を避けるためにも、早めに手続きを開始することを推奨します。
オフィス移転を機に見直したいネット環境のポイント
オフィス移転は、ただの引越しではなく、現在のネット環境を見直すよい機会です。
ネット回線の速度や契約プラン、社内ネットワークの構築方法を再検討することで、業務の効率化を図れます。以下に、見直しを検討すべき重要なポイントを紹介します。
契約プランとコストパフォーマンスの確認
現在の契約プランが業務に適しているか、費用対効果を再評価しましょう。
たとえば、光回線を契約している場合でも、もっと高速で安価なプランが存在する可能性があります。また、移転を機に新しいプロバイダーやプランを検討することも一案です。コスト削減や業務効率化を実現するために、複数の業者を比較し、最適な契約を選びましょう。
ネット回線の速度と業務効率
オフィスでのインターネット利用状況に応じて、適切な回線速度を選ぶことが重要です。
一般的に、業務効率を高めるためには、最低でも30Mbps程度の速度が求められます。しかし、ファイルのアップロードやダウンロードが頻繁に発生する場合や、複数のデバイスが同時に使用される場合は、さらに高速な回線が必要です。
移転後もスムーズな業務を実現するために、必要な回線速度を確保できる業者を選びましょう。
社内ネットワークの構築方法:有線接続と無線接続
社内ネットワークの構築方法についても見直しましょう。
有線接続と無線接続のどちらが自社に適しているかを判断し、ネットワークを再構築することが重要です。有線接続は安定性が高く、大量のデータ通信が必要な場合に適していますが、設置が煩雑になることがデメリットです。
一方で、無線接続は設置が簡単で、ケーブルの煩わしさがなく、オフィスのデザインを損ないませんが、電波干渉などで通信が不安定になるリスクがあります。
セキュリティ対策の強化
ネットワークのセキュリティを強化することも、移転を機に検討すべき重要なポイントです。
情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、ウイルス対策ソフトやファイアウォールの導入、ネットワークの監視体制の強化が必要です。とくに、機密情報を扱う業務では、セキュリティ対策に対して積極的な投資を行うことが求められます。
オフィス移転時にネット環境を整える際の注意点
オフィス移転時には、ネット環境の再構築が必要ですが、その過程で注意すべきポイントも多々あります。
以下では、とくに注意すべき点について解説します。
廃棄するルーターや機器のデータ削除
移転にともなってルーターやパソコンなどの機器を廃棄する場合は、データの完全削除を忘れずに行いましょう。
ルーターに残ったデータや設定情報が外部に漏洩すると、企業にとって大きなリスクとなります。これを防ぐため、機器を廃棄する際には、必ずデータを初期化し、安全に処理することが必要です。
IP電話の番号変更の確認
IP電話を利用している場合、プロバイダーの変更にともない電話番号が変更される可能性があります。
この場合、新しい番号を顧客や取引先に忘れずに周知しましょう。変更に気づかないまま業務を進めると、顧客との連絡が途絶えてしまうこともあります。
まとめ
オフィス移転は、新しいネットワーク環境を構築する絶好の機会です。現在のネット回線契約や速度、セキュリティを見直し、業務効率を向上させるために最適な環境を整えましょう。早めの手続きと適切な準備を行うことで、移転後もスムーズに業務を開始できます。また、移転時の注意点を押さえ、トラブルを未然に防ぐことが大切です。