社内ネットワークにもルールは必要！定めるべき規定とは？

社内のパソコンやプリンターといった機器を相互に接続するために必要不可欠なのが社内ネットワークです。社員同士でデータを共有したり、それぞれの機器を安全かつ迅速に接続できたりするため、非常に便利なシステムです。そんな社内ネットワークにも、実はルールを設けておくのがおすすめです。今回は社内ネットワークを安全に運用するために定めるべき規定について詳しく解説します。

社内ルールの必要性

社内ネットワークを安全に使うためには、社内におけるルールを定めておくことが非常に重要です。外部からのアクセスや攻撃から守ることももちろんですが、明確なルールを周知することで内部不正や人的ミスによる情報漏洩やセキュリティ関連の事故を防ぐことにつながるからです。セキュリティに関する教育を行い社員の意識を高めるほか、利用する際のルールをきちんと設定しそれを周知して守らせることが大切です。

どのようにルールを定めるのか

第一に社内ネットワークにつながっているパソコンに、勝手にフリーソフトや有料ソフトをインストールさせないようにします。ソフトの中には業務を円滑に行える機能を備えたものがたくさんありますが、許可のない導入は万が一事故やトラブルが起きた際に対処が必要になります。そのため、会社が承認したもの以外の使用を制限することで、ネットワーク全体の安全性を維持します。

また、社内のパソコンでインターネットを閲覧することを制限するケースが多くなっています。そもそも業務中に無関係のサイトを見ることはよくないことであり、有害なサイトと気付かずにアクセスしてパソコンがウイルスに感染してしまう恐れも考えられます。社内のインターネット閲覧は制限または監視して、社員が勝手に外部のサイトにアクセスできないようにすることをおすすめします。

そのほかに、勝手にパソコンを改造したりメモリを増築したりすることを禁止する、操作のログがすべて残るようにしておくなど、誰が・いつ・どのような操作を行ったか」を可視化しておくことで、有事の際に迅速な対応が可能になります。

社内ネットワークの利用ルール例

実際に社内ネットワークに設定されているルールを紹介します。社内のパソコンでは閲覧できないサイトを設定したり、データの持ち出しによる情報漏洩を防ぐためにUSBメモリなどの外部記憶媒体の接続を制限したりするケースもあります。また、社内のパソコンは複数の人が同じパソコンを使うこともあるため、こまめにバックアップをとるシステムが導入されていることも多くなっているのです。

そして、有料ソフトの中には違法コピーが拡散されているものもあります。ソフトウェアの違法コピーは、多額の損害賠償や社会的信用の失墜を招くため、ライセンス管理を徹底する必要があります。パソコンにログインする時は固有のユーザーIDとパスワードを設定して、誰がどのような操作をしたか記録に残るようにします。

乗っ取りを防ぐためにパスワードは十分な長さと複雑さを持たせること、多要素認証の導入などが推奨されています。会社によっては厳しくルールを定めているため慣れるまで大変な部分もありますが、セキュリティ面がしっかりしていて安全性が高い会社だといえます。

企業が必ずやるべきセキュリティ対策

社内ネットワークを構築する際には、入念に準備しなければいけません。運用するパソコンやプリンターの台数、ネットワークの規格はどうするかなど、細かい部分まできちんと打ち合わせを行ってください。そして、情報漏洩や外部からの攻撃に備えて、セキュリティ面を強化する必要があります。

忘れずにセキュリティ対策を行う

社内ネットワークを使ってやりとりする情報は、単なる業務連絡だけではありません。社内の人間しか知り得ない重要な情報や業務に関する内容など、外部に漏れてはいけないデータを取り扱います。そのためファイアウォールやウイルス対策ソフトを導入して、ネットワークセキュリティを強化しておくことをおすすめします。

社内ネットワークにWi-Fiを導入する場合は、そのセキュリティ設定が極めて重要です。最新の暗号化規格の採用や、推測されにくい複雑なパスワードの設定など、セキュリティ対策を怠らないようしてください。社員の教育も必要不可欠です。

まとめ

社内ネットワークを運用する際のルールやセキュリティ対策について紹介しました。社内の人間しか使わないからと油断せず、きちんと社内ルールを定めることは非常に大切です。ソフトウェアの導入制限やWebサイトの閲覧制限、操作ログの記録、そして多要素認証を含む最新の認証管理を徹底しましょう。また、データはこまめにバックアップを行い、外部・内部問わず情報漏洩しないようセキュリティ面を強化して社員の教育に励んでください。