イントラネットってなに？機能やメリット・デメリットを解説

イントラネットはいわゆる社内ネットワークをさす言葉で、業務を効率化することができ生産性を向上させたり、コミュニケーションの活性化を図ったり、コスト削減をすることができます。ここではイントラネットの構築を検討されている方に役立つイントラネットの機能、メリットとデメリットなどの基礎知識をわかりやすく紹介します。

イントラネットとは社内ネットワークのこと

イントラネット（Intranet）とは、「内部の」という意味の「イントラ」と「ネットワーク」を合わせた言葉で、企業や組織内部で利用される、プライベートなネットワークのことを指します。インターネットと似ているように見えるかもしれませんが、インターネットと異なり、イントラネットは一般的に組織のメンバーや従業員だけがアクセスできるように制限されたネットワークです。

インターネットと同様に「TCP / IP」というプロトコルを企業内ネットワークに適用して環境を構築します。同じプロトコルを使用しているので、インターネットを利用する時と同じようにWebブラウザやメールアプリケーションを利用することもできるという仕組みになっています。

イントラネットの機能・用途

イントラネットは社内でさまざまな用途に使用することができます。代表的なイントラネットの用途には下記のようなものがあります。

内部コミュニケーション

社員同士のメールの送受信を行い、コミュニケーションを促進する社内メールシステムや、リアルタイムで社内メンバーとのコミュニケーションを可能にするチャット機能、意見交換や情報共有を行うための掲示板やフォーラムに使われます。

記録が保存されるので、新しいプロジェクト参加者が履歴を確認することもできます。内部コミュニケーションを強化することで横のつながりを強くしたり、部署をまたいだ業務を円滑化したり、より規模の大きな業務改善なども可能となります。

ドキュメント管理

社内で作成された文書やファイルを共有して、社員が簡単にアクセスできるようにします。ドキュメントのバージョンを管理し、古いバージョンと最新のバージョンを区別することもできます。

最新の状態のファイルに社員全員がリアルタイムでいつでもアクセスすることができるので、業務を円滑に進めることができるようになります。学習資料やトレーニング資料を共有することもできます。社内wikiを整備すれば新人が入社するたびに同じ質問をされて時間を取られることもなくなります。

ワークフロー管理

プロジェクトの進行状況や担当者の割り当てを管理したり、許可や承認が必要な業務のプロセスを管理したりすることができます。会社の規模が大きくなってきても同じシステムで担当者や進捗を確認することができます。社員数が多くなってくるとワークフロー管理にはシステムが必須です。

社内ポータルサイト

企業や組織の情報を一元的に集約し、社内ポータルサイトとして提供することができます。社内ポータルサイトを活用して、社内のイベントや行事の案内を行うことができます。

イントラネットのメリット・デメリット

イントラネットはプライベートなネットワークで社外の人はアクセスできないため、重要な企業情報やデータのセキュリティを確保することができます。

社内メールやチャット、掲示板などを利用して社内コミュニケーションを強化することができ、意見交換や情報共有がしやすくなる点もメリットです。ドキュメント管理機能やリソースアクセス機能により、社内の文書やデータに簡単にアクセスでき、情報の共有を効率的に行うことができるようになります。

タスク管理や承認プロセスの機能により、業務の進行状況やタスクの割り当てが明確になり、業務プロセスがスムーズに進行します。社員へのお知らせを紙に印刷して配布していた場合、ペーパーレスでの情報共有を可能とすることで書類の印刷にかかるコストを圧縮することができます。会議室の予約や有休の申請など紙で行っていた申請をイントラネットに変えることもペーパーレスに有効です。

イントラネットを導入するデメリットとしては導入時にはそれなりの労力がかかるということがあげられます。イントラネットの要件定義や業者選定、社員への共有、浸透など、全社を巻き込んだプロジェクトになりますし社員数が多い場合や社歴の長い社員、デジタルに疎い社員が多い場合などは苦労することも予想されます。

イントラネットは環境を用意して終わりではなく、それを活用してはじめて価値を発揮します。イントラネットのメリットを社内に丁寧に説明し、常態的に活用される状態になるまではフォローが必要です。

まとめ

イントラネットは効率よく業務を進めるために、今の時代なくてはならないシステムと言っても過言ではありません。紙のやりとりと比べて労力もコストもかからず、コミュニケーションや業務をスムーズにすることができます。導入準備と運用初期は大変ですが、それ以上のメリットがあるといえます。こちらで紹介した内容も参考に、社内のイントラネット整備を検討してみてください。