オフィス移転時の法人向けインターネット回線の開通について

オフィス移転の際には、インターネット回線の移転方法についてもしっかり把握しておきたいものですよね。そこで今回は法人向けインターネット回線の開通について、廃止から移転時の新設までを解説します。しっかりと開通作業を終えて、トラブルなくスタートできるようにしましょう。

オフィス移転時のポイント

オフィス移転時の際のインターネット回線の移転は、実はそれ自体はそれほど難しくありません。メインはやはり回線の解約と開通で、回線が正常に開通すれば後は機器を設置するだけで完了します。

まず、はっきりさせておきたいのは移転先のオフィスの種類です。レンタルオフィスにするのか、賃貸オフィスにするのか、SOHOにするのか。そして移転先のオフィスは早めに探して契約しておきましょう。手続きには時間がかかることもありますし、希望のオフィスが見つかっても空室待ちの状態になっていることもあります。

また移転先で使用する機器の準備もしっかりとしておきましょう。会社によっては、機器の相談にのってくれる通信キャリアやプロバイダーもあります。希望のオフィスに合わせた機器の提案もしてくれるので、積極的に相談したいですね。

個人事業主なら開業届けなどの手続きも必要で、会社設立なら法務局や税理士とのやり取りも必要になってきます。このあたりの手続きも考えて、早めに準備しておくのがポイントです。

法人向けインターネット回線の場合は開通前にヒアリング等もあると思うので、自分の会社の特色や必要な業務をしっかりと伝える事も大切です。また、無駄なオプションなどはあまり契約せずに、移転後に必要になってから追加しても間に合います。そのため、基本的な移転を進める事です。

オフィス移転時の解約と開通について

オフィス移転時の手順としては、まず、オフィスの退去準備をしなくてはいけません。また、新オフィスの移転先選定を同時に進めます。オフィスの規模が大きいと、移転に時間がかかるため余裕を持って実行に移せるようにします。

また移転完了まである程度の期間を見越して各工程を進めていきましょう。現オフィス退去の手順・移転計画を立て社内で共有、そして現オフィスの解約予告をします。これによって、相手側も空室として広告を出すなどの準備が可能です。

現オフィスの機器や、ネットワーク環境の撤去や移転の準備もします。ONUなどは返却し、移転先では新しいONUを設置、ケーブル類も移転先で新設になり、ルーターなどの通信機器も新しい規格に買い替える場合を想定しましょう。

次に移転先への挨拶をし、隣り合わせのオフィスなどへも挨拶をすることで移転後の仕事もスムーズに行えます。次に、現在のオフィスを返却する準備をして、しっかりと物件として扱える状態に戻しオフィスを引き渡します。

現オフィスの退去準備を進めながら、同時に新オフィスの選定や引越しの手配も進めておきます。この際、業務の効率を落とさないためにも、引っ越し準備をする人と業務をする人を分けておくのがポイントです。オフィス移転を仕切る人を決めておき、その人を中心に移転作業を手配することが欠かせません。あらかじめ、どのような工程があるのか洗い出しておくことも必要です。

オフィス移転後に快適にスタート切るためには？

新オフィス移転後に快適にスタートを切るためには、電話番号の変更の有無を確認します。IP電話なら050から03が使える法人向けインターネット回線があるので、確認しておきます。また、代表の番号自体が変わってしまう場合は、電話帳やネット上の公式情報も書き換える必要があります。

その他、名刺や広告の番号も書き換える必要があります。番号が引き継げるかどうかは、あらかじめ業者に確認しておきましょう。そして、取引先に電話番号の変更を伝える必要も出てきます。

ビジネスフォンの新規設置や増設をする場合は、回線工事などが発生する場合があります。ビジネスフォンを利用する方法以外に、クラウドサービスでビジネスフォンを使えるクラウド型PBXなどもあります。これは、大きなPBX装置を設置することなく、内線通話機能やPBX機能をクラウド上のサーバーから呼び出すことができます。

他には、ネットワーク環境やセキュリティ対策についてもチェックしておきましょう。これらも、サービスプロバイダや通信キャリアで一括してサービスを提供している場合もあるので相談できます。

あとは、モバイル端末やパソコンのチェックです。回線が高速になると古いパソコンでは快適に動作しないこともあるので、スペック等をよく確認します。最近では、ペーパーレス化に伴い、複合機の設置（OCRサービスの導入）の利用も高まっています。ある会社では、コロナ関連の給付金申請のチェック作業をすべて自動で読み取って完了できるシステムを提供し、職員の負担を軽減した実績があります。

さて、ここまでオフィス移転について説明してきました。法人向けインターネット回線の特徴として、通常の通信やサポートの他にも、充実したクラウドサービスとの連携が可能です(OCRサービス等)。クラウド、IoTや5G時代を迎える今、これらをいかに活用するかも大切なポイントです。